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    Estimer vos besoins en bénévoles

    Combien de bénévoles vous faut-il ? Ravitaillements, signaleurs, accueil, secours, logistique ? Plus besoin d'estimer au doigt mouillé. Dossario applique huit règles métier (densité postes par kilomètre, croisements, type de terrain) à partir de votre parcours et vous propose une répartition par catégorie. C'est une base solide à ajuster selon votre terrain.

    Avant de commencer

    • Au moins une course créée dans votre événement.
    • Idéalement : un tracé GPX ou dessiné sur la course (plus précis qu'une estimation sans parcours).
    • Aucune action préalable côté bénévoles : c'est précisément l'écran qui vous aide à démarrer.

    Étapes

    1. Ouvrir le tableau de bord Bénévoles

      Depuis le dashboard de votre événement, cliquez sur Bénévoles dans le menu latéral. Vous arrivez sur l'onglet Tableau de bord, qui contient le panel d'estimation comme card principale. Plus bas, vous trouverez d'autres outils (logistique repas/T-shirts, formulaire d'inscription) que les autres guides détaillent.

      Tableau de bord Bénévoles avec la card Estimation
      Tableau de bord Bénévoles avec la card Estimation

    2. Choisir une voie d'estimation

      Trois voies sont proposées. Choisissez celle qui colle à votre situation actuelle.

      • Importer un GPX : le plus précis. Si vous avez déjà créé votre page Parcours en mode GPX, le tracé est déjà disponible et l'estimation s'appuie dessus immédiatement.
      • Tracer sur la carte : utile si vous n'avez pas encore de GPX mais que vous savez où passe le parcours. L'éditeur cartographique s'ouvre en plein écran pour le dessin point par point.
      • Estimer sans tracé : pour les courses où le parcours n'est pas déterminant (boucles courtes en parc, stade, format pédestre libre). Vous saisissez la distance, le dénivelé et le type de terrain à la main.
      Trois voies d'estimation côte à côte
      Trois voies d'estimation côte à côte
      Si vous avez plusieurs courses (5 km, 10 km, semi), faites une estimation par course. La logique est cumulative : chaque course apporte ses postes spécifiques (signaleurs sur son tracé) en plus des postes communs (accueil, retrait des dossards, ravitaillement central).

    3. Lancer l'estimation

      Une fois votre voie choisie et votre tracé fourni (ou caractéristiques saisies pour la voie Sans tracé), cliquez sur Estimer mes besoins. Dossario applique huit règles métier en quelques secondes.

      Les règles tiennent compte de la longueur du parcours, du dénivelé, du type de terrain (route, chemin, mixte), du nombre de croisements détectés, du type de course (route, trail, urbain) et du nombre de coureurs attendus. Le moteur ne conjugue pas tous ces signaux à votre place : il propose une base par catégorie, à vous d'ajuster.

      L'estimation est volontairement conservatrice. Mieux vaut avoir un signaleur en plus qu'un en moins le jour J. Si vous trouvez les chiffres élevés par rapport à votre expérience passée, n'hésitez pas à descendre dans la fourchette : l'estimation est une base de départ, pas une vérité absolue.

    4. Lire les résultats par catégorie

      Le moteur retourne une liste de catégories de postes, chacune sous forme d'accordion repliable. Vous voyez en un coup d'œil le nombre estimé pour chaque catégorie, et en dépliant un accordion, vous accédez au détail (description du rôle, checklist tâches type, points d'attention).

      • Ravitaillement : 1 poste tous les 5 km environ, avec 2 à 3 bénévoles par poste.
      • Signaleurs : 1 par carrefour ou virage critique, plus dense en zone urbaine ou avec circulation.
      • Accueil & retrait des dossards : 2 à 4 bénévoles selon le volume d'inscriptions attendu.
      • Sécurité & secourisme : 1 à 2 bénévoles affectés au PC course (en plus de la sécurité officielle, croix rouge ou similaire).
      • Logistique : montage / démontage, transport ravitaillement, signalétique. Variable selon votre format.
      • Communication : 1 à 2 bénévoles affectés à la prise de photos, au speaker, ou au compte-rendu.
      Résultats d'estimation par catégorie
      Résultats d'estimation par catégorie
      Les chiffres ne tiennent pas compte des bénévoles fixes que vous avez déjà : PC course, secours officiels, équipe communication interne. Considérez l'estimation comme un complément à votre noyau dur, pas comme un remplacement total.

    5. Créer les postes en un clic

      Pour chaque accordion déplié, un bouton Créer ces N postes vous permet de transformer l'estimation en postes réels dans votre planning bénévoles. Dossario génère automatiquement les postes avec leur catégorie, leur nombre, et une checklist de tâches préremplie. Vous pouvez créer chaque catégorie indépendamment ou tout créer d'un coup avec le bouton Créer tous les postes en bas de la card.

      Toast de confirmation après création des postes
      Toast de confirmation après création des postes
      Vous pouvez créer une partie des postes maintenant et le reste plus tard. Beaucoup d'organisateurs commencent par créer les ravitaillements et les signaleurs (les deux catégories volumineuses), et ajoutent les autres au fur et à mesure que leur réflexion avance.

    6. Ajuster ensuite dans l'onglet Postes & Planning

      Les postes créés sont disponibles immédiatement dans l'onglet Postes & Planning. C'est là que vous affinez : ajouter des créneaux horaires, géolocaliser les postes sur la carte, personnaliser la checklist, ajouter des consignes spécifiques à chaque poste. L'estimation vous a fait gagner la phase initiale, le travail de fond reprend avec les vrais détails de votre terrain.

      Onglet Postes & Planning avec les postes générés
      Onglet Postes & Planning avec les postes générés

    Erreurs fréquentes

    J'ai lancé l'estimation sans tracé et les chiffres me paraissent peu fiables, est-ce normal ?

    Oui, c'est attendu. Sans tracé, le moteur ne peut pas analyser les croisements, le terrain, la densité urbaine. Il applique des moyennes nationales basées sur la distance et le type de course. C'est suffisant pour un format simple (boucle dans un parc), mais pas pour un trail technique. Si vous voulez plus de précision, repassez par la voie Tracer sur la carte ou Importer un GPX.

    Créer les postes ne crée pas les créneaux horaires, est-ce normal ?

    Oui. L'estimation génère les postes (le quoi : 3 ravitaillements, 8 signaleurs, etc.), mais pas les créneaux horaires (le quand : ravitaillement 1 ouvert de 8 h à 10 h, etc.). Les créneaux dépendent du programme exact de votre course (heure de départ, durée estimée, fermeture des postes), que vous saisirez dans l'onglet Postes & Planning.

    Je trouve l'estimation trop élevée pour ma course, je peux baisser ?

    Bien sûr. Une fois les postes créés, vous pouvez réduire le nombre de bénévoles cible sur chaque poste (ou supprimer entièrement un poste), exactement comme si vous l'aviez créé manuellement. L'estimation est un point de départ, pas un engagement contractuel : ajustez en fonction de votre expérience, de votre terrain et de votre noyau de bénévoles déjà fidèles.

    Questions fréquentes

    Puis-je relancer une estimation après avoir modifié mon tracé ?

    Oui, autant de fois que vous voulez. Si vous modifiez votre GPX ou votre dessin (ajout d'une boucle supplémentaire, déviation), revenez dans le panel d'estimation et relancez. Les nouveaux chiffres remplacent les anciens dans l'aperçu. Les postes déjà créés depuis une estimation précédente ne sont pas modifiés : ils restent tels quels dans Postes & Planning.

    Sur quelles données s'appuie l'algorithme exactement ?

    Sur huit règles métier : densité de postes par kilomètre selon le type de course, classification des croisements (route principale vs sentier), facteur d'élévation (un poste de ravitaillement supplémentaire après un fort dénivelé), facteur urbain (plus de signaleurs en agglomération), volume de coureurs attendu, type de terrain (route asphaltée vs trail technique), durée estimée de la course, et points stratégiques détectés (départ, arrivée, mi-parcours). C'est volontairement conservateur.

    Est-ce que l'estimation se partage entre éditions ?

    Oui et non. Les postes créés depuis une estimation sont propres à l'édition courante. Au renouvellement de l'événement, ces postes sont dupliqués automatiquement (avec leur lineage), donc vous repartez avec la même structure pour la nouvelle édition. Vous pouvez aussi relancer une estimation pour la nouvelle édition si votre parcours a changé.

    À faire ensuite

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