Gerez vos benevoles sans prise de tete
Planning de postes, inscription en ligne, gestion des disponibilites et communication automatique des consignes : tout pour coordonner vos equipes benevoles.
Creer mon evenement gratuitementLe probleme
La gestion des benevoles est l'un des casse-tete les plus chronophages pour les organisateurs de courses. Tableurs partages, messages WhatsApp en cascade, appels telephoniques la veille de la course pour confirmer les presences : le processus est artisanal et source d'erreurs. Un benevole oublie son poste, un ravitaillement se retrouve en sous-effectif, un signaleur ne sait pas ou aller.
Sans outil dedie, l'organisateur passe des heures a croiser les disponibilites, affecter manuellement chaque personne a un poste et transmettre les informations par differents canaux. A chaque edition, tout est a refaire de zero, sans pouvoir capitaliser sur les benevoles fideles des annees precedentes.
La solution Dossario
Dossario centralise toute la gestion benevole dans un outil integre a votre evenement. De l'inscription en ligne a l'envoi automatique des consignes, chaque etape est simplifiee pour vous faire gagner du temps et garantir que chaque poste est pourvu le jour J.
Planning de postes visuel
Definissez vos postes benevoles (ravitaillement, signaleur, accueil, parking, secours...) avec pour chacun un creneau horaire, un lieu et un effectif necessaire. Le planning affiche une vue d'ensemble : postes pourvus en vert, postes en sous-effectif en orange, postes vides en rouge. Vous voyez en un coup d'oeil ou concentrer vos efforts de recrutement.
Inscription en ligne des benevoles
Les benevoles s'inscrivent directement sur le site public de votre evenement. Ils consultent la liste des postes disponibles, choisissent celui qui leur convient et le creneau souhaite, puis renseignent leurs coordonnees. Leur inscription remonte immediatement dans votre tableau de bord. Plus besoin de centraliser manuellement les reponses recues par email, SMS ou reseaux sociaux.
Gestion des disponibilites
Chaque benevole indique ses disponibilites et ses preferences lors de son inscription. Vous pouvez ensuite affecter les benevoles aux postes par glisser-deposer, en tenant compte de leurs contraintes horaires et de leurs competences. En cas de desistement, vous identifiez immediatement le poste a repourvoir et pouvez contacter un benevole disponible sur le meme creneau.
Communication automatique des consignes
Dossario envoie automatiquement les consignes a chaque benevole avant la course. L'email personnalise contient le poste affecte, le creneau horaire, le lieu de rendez-vous et les instructions specifiques. Vous configurez les envois a J-7 et J-1 pour vous assurer que chaque benevole arrive informe et au bon endroit. L'historique des benevoles est conserve entre les editions, ce qui vous permet de recontacter facilement vos benevoles fideles l'annee suivante.
Les avantages cles
Questions frequentes
Comment les benevoles s'inscrivent-ils sur Dossario ?
Les benevoles s'inscrivent directement sur le site public de votre evenement via un formulaire dedie. Vous definissez les postes disponibles (ravitaillement, signaleur, accueil, secours...) avec les creneaux horaires associes. Le benevole choisit le poste et le creneau qui lui conviennent, renseigne ses coordonnees et valide. Son inscription apparait immediatement dans votre tableau de bord.
Puis-je definir le nombre de benevoles necessaires par poste ?
Chaque poste est configure avec un effectif cible que vous determinez. Le planning affiche en temps reel le nombre de benevoles inscrits par rapport au besoin de chaque poste. Vous identifiez immediatement les postes en sous-effectif pour concentrer vos efforts de recrutement et redistribuer les benevoles si necessaire.
Comment les benevoles recoivent-ils leurs consignes ?
Dossario envoie automatiquement les consignes aux benevoles avant le jour de la course. Chaque benevole recoit un email personnalise avec son poste, son creneau horaire, le lieu de rendez-vous et les instructions specifiques au poste. Vous pouvez configurer l'envoi a J-7 pour un premier rappel et a J-1 pour les consignes definitives.
Est-ce que la gestion des benevoles est incluse dans Dossario ?
La gestion des benevoles est incluse dans la plateforme Dossario sans surcout. La plateforme est gratuite pour les organisateurs, avec une commission d'environ 7,5 % sur la billetterie en ligne uniquement. Toutes les fonctionnalites de planning, d'inscription en ligne et de communication benevoles sont accessibles des la creation de votre evenement.
Fonctionnalites complementaires
Coordonnez vos benevoles en toute serenite
Creez votre evenement sur Dossario et accedez a la gestion benevoles integree. Gratuit pour les organisateurs, commission uniquement sur la billetterie.
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